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LUGANO6 segreti per organizzare un party di successo

24.07.17 - 07:00
Dritte e consigli sulla spesso sottovalutata, ma difficile arte dell'organizzazione di eventi, da parte di chi ogni mese affronta la gestione di feste colossali!
6 segreti per organizzare un party di successo
Dritte e consigli sulla spesso sottovalutata, ma difficile arte dell'organizzazione di eventi, da parte di chi ogni mese affronta la gestione di feste colossali!

LUGANO - Dall'ultimo Moët Day agli eventi targati “Il Giovedì del Ciani” al Ciani Lugano, che ogni mese vi fanno provare l'ebbrezza di feste di grandi dimensioni e in grande stile, sempre con degli elementi di novità, non ci manca l'esperienza nella gestione dei party capaci di risultare indimenticabili e di far parlare la nostra città per giorni.
Con nelle orecchie ancora gli echi dell'ultima Villa Show: “Burning Glory”, provo a mettere allora nero su bianco, in sei punti, la mia ricetta per realizzare una festa di successo.

    • Una struttura e un team ben allenati. Un party da centinaia, se non migliaia, di invitati è una maratona. E alle maratone si arriva dopo un certo allenamento. Vi serve una struttura adeguata e una squadra con il fiato e i muscoli capaci di gestire il quotidiano in maniera impeccabile. A quel punto, anche se volete organizzarlo tra amici, mettetevi e metteteli alla prova in qualche evento minore, come fosse un po' di stretching, diventate marciatori ben allenati, e infine preparatevi alla sfida di una festa in grande stile.
    • Mai promettere quello che non si può mantenere, anzi! Tantissime volte, ho incontrato organizzatori di eventi che propongono feste incredibili e numeri da capogiro... per poi rivelarsi quasi sempre i peggiori nemici di loro stessi: se continui a spararla altissima, nessuno ti crederà o ti darà più fiducia! Attenzione, allora, a non partire in quarta a promettere una festa che poi non riusciremo a realizzare. Annunciamo solo quello che davvero faremo... E se lavoriamo bene, quello che davvero faremo è già un risultato eccezionale. Anzi, volete sapere il vero trucco? Promettete meno di quello che state organizzando: tenetevi da parte delle sorprese per i vostri ospiti, qualcosa di scoppiettante ed eclatante. Se promettiamo qualcosa e la manteniamo, avremo fatto solo il nostro dovere. Ma se promettiamo qualcosa e regaliamo ai nostri ospiti un “di più” imprevisto, li delizieremo!
    • Scegliere (adattare o creare) un format e spingere l'acceleratore. Gli eventi in Ticino sono in buon numero e spesso di discreta qualità, e anche noi ne organizziamo diversi ogni mese. E allora come fare a creare qualcosa di indimenticabile? Scegliamo un format forte, magari con un tema, un dress code, un film o una situazione da emulare, e lanciamoci a tutto spiano in quella direzione: cocktail e allestimenti a tema, spettacoli rutilanti e sempre originali, divise in stile e magari un po' di role game da parte del nostro staff.
    • Fast, Furious and Fun! Ferma restando la qualità di quello che stiamo organizzando, parliamo adesso di quantità. Una festa è eccitante anche in relazione al numero di cose che vi succedono: se avete budget per spettacoli, piuttosto che in un singolo show lungo una serata, investitelo in tanti piccoli momenti diversi, che catturino l'attenzione dei presenti con stimoli sempre nuovi. E ancora: aggiungete presentazioni, talk, musica dal vivo, dj che si avvicendano, momenti in cui si spengono e riaccendono le luci, scenette che iniziano tra la folla e terminano sul palco, e tante sorprese. In un party ben riuscito non ci si annoia mai!
    • Saper affrontare i problemi. La gestione degli incidenti di percorso è quasi una scienza a sé e prevede uno staff ben organizzato, una formazione speciale e la giusta attitudine. Ci sarà sempre qualcosa da migliorare, ma il momento di analizzare cause ed effetti non è mai mentre la festa è in corso. Risolvete un eventuale problema il prima possibile, nella maniera più efficace, veloce e a vantaggio dei clienti. Cosa sia successo e come evitare lo stesso problema in futuro sarà poi materia per la riunione del giorno dopo.
    • Ascoltare i feedback. Dopo la festa, prendetevi qualche giorno per sentire come ne parla la gente, per analizzare l'impronta del vostro evento sui social media e studiare l'effetto emotivo che il vostro party ha avuto. Non entrate nella discussione, a meno che non veniate taggati, e origliate piuttosto quello che spontaneamente si dice di voi. Il parere spensierato e spassionato dei vostri clienti sarà il più utile riscontro che possiate ottenere, per valutare ciò che avete fatto, e fare ancora meglio.

Buon lavoro con i vostri eventi, e a presto, ospiti dei nostri!

Questa rubrica è sponsorizzata dal Ciani Ristorante Lugano

 

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